Переход к сетевой модели систем автоматизации бухгалтерского учета.

(Доклад. Тезисы.)

Обостряющаяся конкурентная борьба на рынке товаров, работ и услуг, неоправданное раздувание документооборота предприятий требованиями органов государственной власти, изменение государством задним числом норм и правил ведения предпринимательской деятельности и ведение двойной бухгалтерии требуют все больше уделять внимания проблемам автоматизации бухгалтерского учета. Существующие на данном этапе принципы автоматизации бухгалтерского учета, формировавшиеся с середины 80-х годов, основывающиеся на применении автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтеров-расчетчиков, все меньше и меньше удовлетворяют потребности владельцев, руководителей и самих бухгалтеров предприятий и организаций.

Данная работа анализирует недостатки существующей модели на основе АРМ, описывает принципиально новую модель систем автоматизации бухгалтерского учета и рассматривает проблемы, возникающие в процессе ее реализации.

АРМ-ориентированная модель систем автоматизации бухгалтерского учета.

С появлением персональных компьютеров (ПК) более ранняя модель систем автоматизации (или, скорее, механизации) бухгалтерского учета, основанная на использовании вычислительной техники, вынесенной за пределы бухгалтерии (как отдела), перестала соответствовать уровню научно-технического прогресса. Предприятия и организации по мере приобретения ПК и установки их непосредственно в бухгалтерии перестали пользоваться большими и малыми ЭВМ и услугами машиносчетных станций для обработки бухгалтерских данных, перекладывая на ПК работу по обработке и выводу данных на печатающие устройства. Одновременно с этим предприятия вели самостоятельную разработку программного обеспечения, удовлетворяющего потребности своих бухгалтеров-расчетчиков.

В процессе решения поставленных задач разработчик контактировал, как правило, только с бухгалтером-расчетчиком, для которого создавался АРМ, в лучшем случае с главным бухгалтером и другими бухгалтерами-расчетчиками данного предприятия или организации. Таким образом, разработка велась на основе субъективных представлений отдельных бухгалтеров о системах автоматизации бухгалтерского учета, которые менялись в зависимости от того, кто исполнял те или иные обязанности в бухгалтерии и работал с конкретным АРМ.

В результате этого появилась модель систем автоматизации бухгалтерского учета на основе АРМ (рис.1), в которой каждый АРМ являлся отдельным независимым программно-аппаратным комплексом, имеющим собственную базу данных, и был ориентирован на конкретного бухгалтера-расчетчика. Со временем сложился определенный набор типов АРМ, необходимых для автоматизации бухгалтерского учета большинства предприятий и организаций, в который входили: АРМ “Зарплата”, АРМ “Склад”, АРМ “Касса” и АРМ Главного бухгалтера. Однако следует отметить, что чаще всего однотипные по своим функциям АРМ, разработанные для разных предприятий и организаций, не являлись взаимозаменяемыми.

Рис.1. АРМ-ориентированная модель системы автоматизации бухгалтерского учета

Кроме сложившегося набора некоторые крупные предприятия и организации добавляли множество прочих АРМ типа: АРМ “Питание” для учета расхода продуктов питания для детских учреждений, АРМ “Детский сад” для учета расчетов за услуги детских дошкольных учреждений, АРМ для расчета и учета компенсационных выплат на несовершеннолетних детей и множество других специализированных АРМ.

Автоматизированные системы бухгалтерского учета, построенные на базе АРМ - ориентированной модели, несомненно более перспективны по равнению с системами, ориентированными на использование машиносчетных станций (или крупных ЭВМ). Они обладают целым рядом преимуществ, такими как:

• доступная и понятная форма представления данных на экранах ПК и, как следствие, возможность использования низкоквалифицированных бухгалтеров-операторов;
• уменьшение зависимости состояния бухгалтерского учета предприятия или организации и процесса его автоматизации от внешних факторов (в частности, условий режима работы машиносчетной станции);
• большой выбор готовых АРМ;
• невысокие требования к аппаратному обеспечению;
• уменьшение документооборота;
• повышение общей надежности системы.

Однако некоторые задачи бухгалтерского учета не были решены даже при использовании АРМ-ориентированной модели. Кроме того, возникли некоторые принципиально новые проблемы и вопросы. Ниже приведен перечень недостатков АРМ-ориентированной модели систем автоматизации бухгалтерского учета:

• дискретность данных о состоянии предприятия (в соответствии с циклом работы АРМ, как правило, месяц).
  Следствие: невозможность получения форм отчетности в любой момент времени и принятия оперативно-тактических решений руководством предприятия; выявление ошибок только в процессе закрытия отчетного периода (или этапа);
• трудоемкость полного анализа объекта бухгалтерского учета вообще и невозможность его анализа в любой момент времени в частности.
  Пример: физическое лицо N является сотрудником предприятия, зарегистрированным частным предпринимателем, подотчетным лицом, лицом, получающим компенсационные выплаты на несовершеннолетних детей, и потребителем услуг предприятия. Учет расчетов с таким физическим лицом ведется на трех-четырех АРМ, и данные о состоянии расчетов хранятся в разных базах данных, как правило, с различной структурой. Таким образом, для проведения полного анализа, в частности для возможного взаимозачета, необходимо получить соответствующие регистры с соответствующих АРМ и обработать их (чаще всего вручную);
• невозможность (проблематичность) взаимозаменяемости бухгалтеров-операторов в связи с разными (и иногда принципиально) приемами работы на различных АРМ;
• отвлечение главного бухгалтера от его прямых обязанностей - организации и контроля работы бухгалтерии на составление различных регистров бухгалтерского учета и форм отчетности по данным, получаемым с АРМ;
• трудности с восстановлением АРМ при выходе из строя его аппаратного обеспечения;
• сложность и разнородность баз данных, протоколов связи; иногда невозможность дальнейшего использования АРМ при изменении учетной политики предприятия
  Пример: в случае перехода на еженедельные начисления и выплаты заработной платы большинство существующих АРМ “Зарплата” станут непригодны;
• трудности (специфический подход) при обслуживании АРМ и резервном копировании данных;
• необходимость (желательность) постоянного контакта с разработчиком;
• высокая стоимость качественного программного обеспечения.

Модель систем автоматизации бухгалтерского учета на основе универсального программного обеспечения и сетевой технологии “клиент - сервер”

С начала 90-х годов, наряду с АРМ, все большее распространение стали получать универсальные программы бухгалтерского учета, позволяющие вести в целом весь бухгалтерский учет предприятия, либо моделировать на их основе тот или иной АРМ. Одним из первых пакетов, разрабатывавшихся исходя из таких требований, был пакет “Финансы без проблем”. На сегодняшний день существует целое семейство программ, которое, если не принимать во внимание различия в интерфейсе и нагромождение дополнительных возможностей, основаны на одном и том же принципе. К таким программам относятся: “1С-бухгалтерия”, “БЭСТ”, “БЭМБИ”, “Парус” и т.д.
Основной принцип этих программ заключается в том, что все они явно или неявно представляют данные о бухгалтерских проводках ввиде таблицы, называемой книгой хозяйственных операций, а регистры бухгалтерского учета создаются путем запросов к ней.

Такой формат представления данных о бухгалтерских проводках, позволяющий хранить вместе всю информацию о движении средств предприятия (организации), не разделяя их по различным базам данных, стал на сегодняшний день фактическим стандартом для разработчиков программного обеспечения к системам автоматизации бухгалтерского учета. Структурная схема большинства таких программ практически одинакова и изображена на рисунке 2.

Рис. 2. Структурная схема универсальных программ для систем автоматизации бухгалтерского учета типа “1С-бухгалтерия”.

По мере развития и совершенствования сетевых технологий, в частности, технологии “клиент-сервер”, появилась более совершенная сетевая модель систем автоматизации бухгалтерского учета на базе универсальных программных средств, использующих описываемый выше формат хранения данных о бухгалтерских проводках, находящихся на выделенном сервере.
В качестве преимуществ сетевой модели на базе универсального программного обеспечения можно указать отсутствие недостатков, указанных для АРМ-ориентированной модели. Но, к сожалению, разработка и внедрение таких систем затруднена многими факторами, такими как:

• низкий уровень квалификации бухгалтеров предприятий и организаций с точки зрения бухгалтерского учета;
  Пример: в одой из организаций затраты на кормление сторожевых собак отражались на субсчете счета 19 “НДС по приобретенным ценностям”;
• низкий уровень компьютерной грамотности;
• отсутствие в большинстве случаев четко обозначенных принципов учетной политики и документооборота предприятия (организации) и/или нежелание пересматривать и изменять эти принципы;
• неустоявшаяся законодательная база в области бухгалтерского учета.

Рис. 3. Структурная схема системы автоматизации бухгалтерского учета на базе универсального программного обеспечения (типа “1С-бухгалтерия”) с использоваием сетевой технологии “клиент-сервер”.

При множестве проблем, возникающих по мере развития данной модели, которые в большинстве случаев являются результатом неразвитости теорий учета его автоматизации и, следовательно, не являются недостатками; у модели существует только один недостаток: более высокие требования к бухгалтерской и компьютерной грамотности сотрудников, допущенных к работе с системой.

Владимир Соколов.
Астрахань. 1994 год